Newsletter 04/2025
Neue Funktionen und Verbesserungen in Q1 / 2025
Im Laufe des 1. Quartals 2025 haben wir eine Reihe von kostenfreien neuen Funktionen entwickelt, sowie Verbesserungen vorgenommen. Nachfolgend ein Überblick:
Cloud-Reporting
Sie können damit alle Listen und Auswertungen der Verwaltungssoftware von überall und mit jedem internetfähigen Gerät abrufen. Weitere Informationen: https://help.airport.software/airport-cloud/cloud-reporting
Versand von E-Rechnungen
Alle PDF-Rechnungen (eMail-Rechnungen) sind automatisch ZUGFeRD-kompatibel (Version 2.3.2 nach EN16931) und können von Ihren Kunden automatisiert in der Buchhaltung verarbeitet werden. Dazu werden alle Rechnungsdaten maschinenlesbar in das PDF-Dokument eingebettet. Das PDF selbst bleibt dabei ganz normal lesbar und ausdruckbar. HINWEIS: Bitte prüfen Sie Ihre Unternehmensdaten und Bankverbindung im Modul „Besondere Einstellungen“ auf Aktualität.
Tankstelle Qualitätskontrolle
Ein kostenfreies Zusatzmodul zur Dokumentation regelmäßiger Qualitätskontrollen der Tankstelle wurde entwickelt. Dazu werden die gemessene Temperatur und Dichte erfasst. Die Software rechnet die gemessene Dichte in die Dichte bei 15°C um und vergleicht den Wert mit der Bestandsrechnung. Ist die Abweichung über dem Schwellwert, kann der Tank nicht freigegeben werden. Zusätzlich können weitere Checks (ja/nein oder textuell) dokumentiert werden. Sofern Sie dieses Modul nutzen möchten, kontaktieren Sie uns über eine Wartungsmeldung der Priorität D.
Programmstart & Installationstools
Die Update- und Installationstools wurden wesentlich überarbeitet und verbessert. Highlights:
Wesentlich schnellere Update-Prüfung beim Programmstart
HINWEIS: Dies erfordert eine einmalige Aktualisierung der Arbeitsplätze durch Ihre IT. Hierzu wurde an die Techniker eine entsprechende Info versandt. Sie erkennen an diesem Symbol beim Öffnen der Verwaltungssoftware (unten rechts), dass Ihr Arbeitsplatz auf dem aktuellen Stand ist: 
. Bitte sprechen Sie Ihre IT an, wenn Ihr Arbeitsplatz noch nicht aktualisiert wurde.
One-Click Erstinstallation (neuer Arbeitsplatz)
Neues Design & neue Online-Doku für die Techniker
Regelungen zu Wartungsmeldungen
Wir haben die Regelungen zur Nutzung der Wartungsmeldungen zusammengefasst und hier publiziert: https://help.airport.software/installation/wartungsmeldungen. Diese entsprechen unserem Rundschreiben, das zum Jahreswechsel versandt wurde. Um zeitverzögernde Rückfragen zu vermeiden, bitten wir insbesondere um die Beachtung der Hinweise zur Auswahl der Priorität.
Nutzen Sie die Priorität E nur für allgemeine Fragen zur Software, die ohne Kenntnis der Entgeltordnung/Software-Einstellung Ihres Flugplatzes beantwortet werden können.
Ihr Systemverantwortlicher erhält quartalsweise eine Auswertung aller bearbeiteter Wartungsmeldungen, sowie eine Übersicht zur Ausnutzung der Freikontingente. Die Ausnutzung der Freikontingente können Sie auch jederzeit online einsehen: Alternatives Auswahlmenü -> Administration -> Wartungsmeldungen bearbeiten, Funktion <Verlauf & Kontingente>.
Flugerfassung – Rechnungszahler zuordnen
Wenn für ein Barzahler-Flugzeug bei Erfassung eines Abfluges noch offene Positionen bestehen, erhalten Sie eine Hinweis-Meldung. In dieser Hinweis-Meldung gibt es eine neue 4. Option: <Flugbewegung(en) einem Rechnungszahler zuordnen>. Nach Auswahl dieser Option werden Sie nach der Kundennummer des Rechnungszahlers gefragt. Anschließend werden die unbezahlten Flugbewegungen und ggf. zugeordnete Leistungen auf die angegebene Kundennummer umgestellt. Dies soll die nachträgliche Abrechnungszuordnung innerhalb der Flugerfassung erleichtern.
Flugerfassung – Anzeige von Wetterdaten
Das Modul „Flugerfassung“ kann im Fenstertitel eine aktuelle Wetterinformation darstellen. Als Quelle hierfür können ein bestehendes DWD Flugwetter.de-Abo oder der US-amerikanische Wetterdienst (kostenfrei) genutzt werden.
Bei Nutzung eines DWD Flugwetter.de-Abos ist es ab sofort auch möglich, MET REPORTS (typischerweise an AFIS-Plätzen zu finden) darzustellen. Damit stehen nun insgesamt 3 Datenquellen zur Verfügung:
Klassische METAR-Meldungen
SYNOP-Meldungen
MET REPORT-Meldungen
Sofern Sie Unterstützung bei der Einstellung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte über eine Wartungsmeldung.
Betankungen bearbeiten – Bemerkung pflegen
Das Modul „Betankungen bearbeiten“ (Alternatives Auswahlmenü -> Tankstelle) ermöglicht die nachträgliche Zuordnung von Bemerkungen zu Tankvorgängen.
Hinweis: Strukturierte Bemerkung aus einer fest definierten Auswahlliste, ermöglicht eine Filterung der Tankvorgänge nach zugeordnetem Hinweis. (z.B. Fasstankung)
Bemerkung: Freitextfeld, das mit beliebigen Informationen gefüllt werden kann
Sowohl Hinweis als auch Bemerkung werden zusammen mit dem Tankvorgang auf der Rechnung ausgewiesen. Die Zuordnung ist auch für Kartentankungen möglich (Zuordnung: Flugzeug/Kunde), die ansonsten nicht bearbeitet werden können.
Hinweis zur Belegausgabepflicht
Wir möchten in Erinnerung rufen, dass Sie auf eigene Verantwortung die folgenden beiden Optionen nutzen können:
Anzeige der Option „Rechnung nicht drucken“ in allen Fällen
Anzeige der Option „Rechnung nicht drucken“ nur bei Rechnungsbetrag 0€
Wenn Sie eine dieser beiden Optionen nutzen möchten, bitten wir das beigefügte Formblatt („Erklärung Belegausgabepflicht“) auszufüllen und gescannt an uns zurückzusenden. Wir werden die entsprechende Einstellung dann bei Ihnen vornehmen. Bitte beachten Sie, dass die Software mit der Nutzung einer der beiden Optionen unserer Rechtsauffassung nach nicht mehr den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht. Die Verwendung erfolgt daher auf eigene Verantwortung.
Hinweis zu UL-Lärmzeugnissen
Im Rahmen der Pflege der zentralen Flugzeug-Datenbank nehmen wir alle Arten von Lärmzeugnissen gerne entgegen, um die Daten den teilnehmenden Flugplätzen zur Verfügung zu stellen. Wir möchten aber betonen, dass die Hinterlegung von Lärmzeugnissen in der zentralen Datenbank freiwillig ist und selbstverständlich durch den Piloten abgelehnt werden kann. ULs sind auch nicht zur Mitführung eines Lärmzeugnisses verpflichtet, wenngleich viele ein vom DAeC ausgestelltes Dokument haben.
Es gibt Flugplätze im Kundenkreis, die die Berechnung der UL-Landeentgelte analog zur LLVO handhaben (obwohl ULs nicht der LLVO unterliegen), um bei gleichen Lärmemissionen keine pauschale Begünstigung gegenüber Echo-Klasse-Flugzeugen zu gewähren. UL-Flugzeuge bis 472kg MTOM dürfen einen maximalen Lärmpegel von 60 dB(A) emittieren und liegen nach LLVO-Definition immer im Bereich für erhöhten Lärmschutz. Im Gewichtsbereich darüber bis zur 600kg-Grenze ist es bei ULs möglich, dass die LLVO-Grenzwerte für erhöhten Lärmschutz nicht mehr eingehalten werden. Sofern Ihr Flugplatz UL-Flugzeuge mit einem pauschalen Preis berechnet, ist die Erfassung von Lärmdaten grundsätzlich optional.
Wir hoffen, dass weiterhin die überwiegende Mehrheit der Piloten mit der Hinterlegung der Lärmzeugnisse einverstanden ist, um eine schnelle Abrechnung an allen teilnehmenden Flugplätzen zu ermöglichen.
Kunden-Stammdaten: Erfassung von Umsatzsteuer-IDs
Umsatzsteuer-IDs können für Firmenkunden in den Kunden-Stammdaten hinterlegt werden. Soweit gepflegt, wird die USt-ID auf Rechnungen und Stornorechnungen des Kunden ausgewiesen. Beim Storno von Rechnungen an Firmenkunden ist die Hinterlegung der USt-ID obligatorisch.
Das Format der USt-IDs ist länderspezifisch vorgegeben – das Bundeszentralamt für Steuern stellt eine entsprechende Übersicht zur Verfügung (siehe Anlage). Die Verwaltungssoftware validiert die Eingabe gemäß der Ländervorgabe schon seit vielen Jahren. Wir haben kürzlich einige Anpassungen an den Validierungsregeln vorgenommen, um die Software auf den aktuellen Stand zu bringen. Sollten Sie Probleme bei der Erfassung von ausländischen USt-IDs haben, empfehlen wir den Abgleich mit dem beigefügten Dokument.
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