eMail-Konfiguration

Über den automatisierten eMail-Versand der Verwaltungssoftware werden verschiedene Dokumente und Status-Informationen versandt, z.B. Rechnungen, periodische Auswertungen, Grenzanmeldungen, Bestätigungen zu PPR-Anfragen oder Reservierungen.

Die Verwaltungssoftware kann unterschiedliche Versandadressen für verschiedene Versandbereiche verwalten. So könnten Rechnungen über [email protected] versandt werden, während Bestätigungen zu PPR-Anfragen von [email protected] versandt werden. Die Grund-Konfiguration unterschiedlicher Versandadressen sollte von airport-software vordefiniert werden - sprechen Sie uns hierzu über eine Wartungsmeldung an.

Allgemeine Einstellungen

Für jede Versandadresse sind einige allgemeine Einstellungen verfügbar:

• FromAddress = eMail-Adresse, die für den Versand genutzt wird

• FromDisplayName = Anzeigename des Absenders. Hinweis: Diese Einstellung ist bei der Nutzung von Microsoft 365 ohne Wirkung. Es wird der in Microsoft 365 gepflegte Absendername genutzt.

• ReplyToAddress (optional) = Antwort-Adresse, wenn Antworten auf die Nachricht nicht an die Versandadresse gehen sollen.

Standard SMTP-Server mit Authentifizierung

Die SMTP-Serverdaten sind in der Regel über Ihren Mailprovider verfügbar. Bitte hinterlegen Sie die Daten gemäß dieser Vorgabe.

• Alternatives Auswahlmenü -> Administration -> Besondere Einstellungen, Bereich = EMAIL

• Tragen Sie für jede Versandadresse folgende Daten ein:

  • SMTPHost = SMTP-Serveradresse

  • SMTPPort = Port des SMTP-Servers (Standard: 25)

  • Username = Benutzername für SMTP-Authentifizierung

  • Passwort = Passwort für SMTP-Authentifizierung

  • SMTPAuthReq = SSL

• Bitte stellen Sie sicher, dass folgende Parameter nicht gesetzt sind:

  • 365Client

  • 365Tenant

  • 365Secret

Interner SMTP-Server ohne Authentifizierung

Wenn der Versand über einen unternehmensinternen SMTP-Server ohne Authentifizierung erfolgen soll (Anonymous SMTP), nutzen Sie bitte folgende Einstellungen:

• Alternatives Auswahlmenü -> Administration -> Besondere Einstellungen, Bereich = EMAIL

• Tragen Sie für jede Versandadresse folgende Daten ein:

  • SMTPHost = SMTP-Serveradresse (Hostname oder IP-Adresse)

  • SMTPPort = Port des SMTP-Servers (Standard: 25)

  • SMTPAuthReq = NIL

• Bitte stellen Sie sicher, dass folgende Parameter nicht gesetzt sind:

  • 365Client

  • 365Tenant

  • 365Secret

  • Username

  • Passwort

Microsoft 365 / Office 365

Seit einiger Zeit forciert Microsoft® 365 das Ende des SMTP-Protokolls für den eMail-Versand. Wir haben daher eine Lösung für den automatisierten Mailversand der Verwaltungssoftware umgesetzt, die eine zukunftssichere Zusammenarbeit mit Microsoft® 365 ermöglicht. Der Versand erfolgt über Microsoft Graph mit OAuth 2.0-Authentifizierung.

App-Registrierung in Microsoft Entra Admin Center

• Identität -> App-Registrierungen: Legen Sie eine neue App an

• Setzen Sie einen Anzeigenamen, z.B. „airport-software Mail“

• Als unterstützen Kontotypen setzen Sie: Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis

• Nach Abschluss der Registrierung notieren Sie folgende Daten:

  • Anwendungs-ID = Client-ID

  • Verzeichnis-ID = Tenant

• Rufen Sie den Menüpunkt „Zertifikate & Geheimnisse“ auf:

  • Fügen Sie einen geheimen Clientschlüssel (=Anwendungskennwort) hinzu.

  • Bitte beachten Sie hierbei das Ablaufdatum – denken Sie daran, den geheimen Clientschlüssel rechtzeitig vor Ablauf zu erneuern.

  • Notieren Sie den Wert (nicht die geheime ID!)

• Rufen Sie den Menüpunkt „API-Berechtigungen“ auf:

  • Fügen Sie im Bereich Microsoft Graph die Berechtigung Mail.Send hinzu

  • Wir empfehlen die Berechtigung so einzuschränken, dass nur für die von der Verwaltungssoftware genutzte(n) Mail-Adresse(n) eine Versandberechtigung besteht.

  • Die Berechtigungseinstellungen sind nach Aufforderung durch einen Administrator freizugeben.

Anmeldedaten in Verwaltungssoftware hinterlegen

• Alternatives Auswahlmenü -> Administration -> Besondere Einstellungen, Bereich = EMAIL

• Tragen Sie für jede Versandadresse folgende Daten ein:

  • 365Client = Anwendungs-ID oder Client-ID

  • 365Tenant = Verzeichnis-ID oder Tenant

  • 365Secret = geheimer Clientschlüssel ("Wert")

• Bitte stellen Sie sicher, dass folgende Parameter nicht gesetzt sind:

  • SMTPHost

  • SMTPPort

  • Username

  • Passwort

  • SMTPAuthReq

Die Endpunkte für die Kommunikation mit Microsoft 365 sind von Microsoft vorgegeben. Es müssen daher keine Server-Adressen gepflegt werden. Die Kommunikation erfolgt via HTTPS.