# eMail-Konfiguration

Über den automatisierten eMail-Versand der Verwaltungssoftware werden verschiedene Dokumente und Status-Informationen versandt, z.B. Rechnungen, periodische Auswertungen, Grenzanmeldungen, Bestätigungen zu PPR-Anfragen oder Reservierungen. 

Die Verwaltungssoftware kann unterschiedliche Versandadressen für verschiedene Versandbereiche verwalten. So könnten Rechnungen über <buero@flugplatz.de> versandt werden, während Bestätigungen zu PPR-Anfragen von <tower@flugplatz.de> versandt werden. Die Grund-Konfiguration unterschiedlicher Versandadressen sollte von airport-software vordefiniert werden - sprechen Sie uns hierzu über eine Wartungsmeldung an.

## Versandstatus / Diagnose Versandfehler

Nach Konfigurationsänderungen bzw. bei Versandproblemen wird empfohlen, eine Test-Mail an Ihre persönliche eMail-Adresse zu senden. Hierzu können Sie eine beliebige Auswertung aufrufen und diese per eMail versenden lassen.

Prüfen Sie anschließend den Versandstatus: \
Alternatives Auswahlmenü -> Administration -> **Verwaltung Postausgang**

Bei einem Versandfehler (Status der Mail wechselt nicht auf "OK"):\
Alternatives Auswahlmenü -> Administration -> **Besondere Einstellungen**, Bereich = **EMAIL** \
Prüfen Sie dort den Status-Eintrag und kontaktieren Sie airport-software bei Unklarheiten unter Angabe der Meldung in diesem Eintrag.

## Allgemeine Einstellungen

Für jede Versandadresse sind einige allgemeine Einstellungen verfügbar:

* Alternatives Auswahlmenü -> Administration -> **Besondere Einstellungen**, Bereich = **EMAIL**
* **FromAddress** = eMail-Adresse, die für den Versand genutzt wird
* **FromDisplayName** = Anzeigename des Absenders.\
  Hinweis: Diese Einstellung ist bei der Nutzung von Microsoft 365 ohne Wirkung. Es wird der in Microsoft 365 gepflegte Absendername genutzt.
* **ReplyToAddress** (optional) = Antwort-Adresse, wenn Antworten auf die Nachricht nicht an die Versandadresse gehen sollen.

## Standard SMTP-Server mit Authentifizierung

Die SMTP-Serverdaten sind in der Regel über Ihren Mailprovider verfügbar. Bitte hinterlegen Sie die Daten gemäß dieser Vorgabe.

* Alternatives Auswahlmenü -> Administration -> **Besondere Einstellungen**, Bereich = **EMAIL**
* Tragen Sie für jede Versandadresse folgende Daten ein:
  * **SMTPHost** = SMTP-Serveradresse
  * **SMTPPort** = Port des SMTP-Servers (Standard: 25)
  * **Username** = Benutzername für SMTP-Authentifizierung
  * **Passwort** = Passwort für SMTP-Authentifizierung
  * **SMTPAuthReq** = **SSL**
* Bitte stellen Sie sicher, dass folgende Parameter nicht gesetzt sind:
  * **365Client**
  * **365Tenant**
  * **365Secret**

## Interner SMTP-Server ohne Authentifizierung

Wenn der Versand über einen unternehmensinternen SMTP-Server ohne Authentifizierung erfolgen soll (Anonymous SMTP), nutzen Sie bitte folgende Einstellungen:

* Alternatives Auswahlmenü -> Administration -> **Besondere Einstellungen**, Bereich = **EMAIL**
* Tragen Sie für jede Versandadresse folgende Daten ein:
  * **SMTPHost** = SMTP-Serveradresse (Hostname oder IP-Adresse)
  * **SMTPPort** = Port des SMTP-Servers (Standard: 25)
  * **SMTPAuthReq** = **NIL**
* Bitte stellen Sie sicher, dass folgende Parameter nicht gesetzt sind:
  * **365Client**
  * **365Tenant**
  * **365Secret**
  * **Username**
  * **Passwort**

## Microsoft 365 / Office 365

Seit einiger Zeit forciert Microsoft® 365 das Ende des SMTP-Protokolls für den eMail-Versand. Wir haben daher eine Lösung für den automatisierten Mailversand der Verwaltungssoftware umgesetzt, die eine zukunftssichere Zusammenarbeit mit Microsoft® 365 ermöglicht. Der Versand erfolgt über Microsoft Graph mit OAuth 2.0-Authentifizierung.

### App-Registrierung in Microsoft Entra Admin Center

* **Identität** -> **App-Registrierungen**: Legen Sie eine neue App an
* Setzen Sie einen Anzeigenamen, z.B. „airport-software Mail“
* Als unterstützen Kontotypen setzen Sie: Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis
* Nach Abschluss der Registrierung notieren Sie folgende Daten:
  * **Anwendungs-ID** = Client-ID
  * **Verzeichnis-ID** = Tenant
* Rufen Sie den Menüpunkt „**Zertifikate & Geheimnisse**“ auf:
  * Fügen Sie einen geheimen Clientschlüssel (=Anwendungskennwort) hinzu.
  * Bitte beachten Sie hierbei das Ablaufdatum – denken Sie daran, den geheimen Clientschlüssel rechtzeitig vor Ablauf zu erneuern.
  * Notieren Sie den Wert (nicht die geheime ID!)
* Rufen Sie den Menüpunkt „**API-Berechtigungen**“ auf:
  * Fügen Sie im Bereich Microsoft Graph die Berechtigung **`Mail.Send`** und `Mail.ReadWrite` hinzu
  * Wir empfehlen die Berechtigung so einzuschränken, dass nur für die von der Verwaltungssoftware genutzte(n) Mail-Adresse(n) eine Versandberechtigung besteht.
  * Die Berechtigungseinstellungen sind nach Aufforderung durch einen Administrator freizugeben.

### Anmeldedaten in Verwaltungssoftware hinterlegen

* Alternatives Auswahlmenü -> Administration -> **Besondere Einstellungen**, Bereich = **EMAIL**
* Tragen Sie für jede Versandadresse folgende Daten ein:
  * **365Client** = Anwendungs-ID oder Client-ID
  * **365Tenant** = Verzeichnis-ID oder Tenant
  * **365Secret** = geheimer Clientschlüssel ("Wert")
* Bitte stellen Sie sicher, dass folgende Parameter nicht gesetzt sind:
  * **SMTPHost**
  * **SMTPPort**
  * **Username**
  * **Passwort**
  * **SMTPAuthReq**

{% hint style="info" %}
Die Endpunkte für die Kommunikation mit Microsoft 365 sind von Microsoft vorgegeben. Es müssen daher keine Server-Adressen gepflegt werden. Die Kommunikation erfolgt via HTTPS.
{% endhint %}